راهکارهای تقویت و توسعه مهارت های ارتباطی رو در رو در مدیران (قسمت دوم)

فیبز، نشریه آنلاین مدیریت کسب وکار

راهکارهای تقویت و توسعه مهارت های ارتباطی رو در رو در مدیران
0 8,470

همه ما در محیط کارمان از فرصت‌های یکسانی برخورداریم. اما تنها کسانی مسیر ترقی و توسعه را به سرعت طی خواهند کرد که به « مهارت های ارتباطی » مجهز باشند. چنین افرادی، قدرت بیان خوبی دارند؛ خود را به درستی مطرح می‌کنند؛ در شرایط مختلف و با افراد مافوق، همتراز و زیردستی ارتباطی مناسب و مؤثر برقرار می‌کنند. بعضی از کارکنان آن قدر مهارت های ارتباطی را خوب می‌دانند و به شیوه‌ای مؤثر به کار می‌گیرند که شخصیتشان همانند یک آهن‌ربا همه را به خود جذب می‌کند.

هر یک از ما به عنوان فردی که سرپرستی کارکنان یک سازمان را برعهده داریم، هر روزه با کارمندان، ارباب رجوع، مسئولان مافوق،‌ همکاران و مردم عادی در زمینه فعالیت‌های سازمانی تماس داریم و به گفت و گو می‌نشینیم. گفت و گو یک رویکرد ارتباطی مستقیم و رودررو می‌باشد که می‌‌بایست منطبق با قواعد آن اجرا شود. تنها در این صورت است که گفت و گوهای ما در پیشبرد فعالیت‌ها و تحقق هدف‌های سازمانی مؤثر خواهد بود.

 

سخنرانی

یکی از مواردی که هر مدیر در دوران فعالیت مدیریتی خود، کم یا زیاد ناچار است انجام دهد، سخنرانی و صحبت در جمع کارکنان، مشتریان و سایر مردم به مناسبت‌های مختلف است. گاهی متن سخنرانی درباره مسائل اداری و سازمانی، گاهی فنی و تخصصی و گاهی نیز مطالب عمومی است.  بعضی از مدیران در این اجتماعات، وقتی که در جمع ظاهر میشوند دلهره دارند، صدایشان دو رگه می‌شود، دچار اضطراب می‌گردند و …

این مدیران باید بدانند که همانند سایر مهارت‌های مدیریت، در سخنرانی‌ها و صحبت‌کردن در اجتماعات هم تنها رعایت یک مجموعه از قواعد و آداب ارتباطی ساده کافی است. طبیعتاً هیچ فردی به طور ذاتی یک سخنران ماهر نیست. حتی سخنرانان حرفه‌ای هم گاهی عصبی می‌شوند. بعضی از قواعد و آداب ارتباطات در سخنرانی و صحبت در مقابل دیگران به صورت زیر است:

 

اضطراب نداشته باشیم

اجازه ندهیم که حالت عصبی و اضطرابمان، مانع سخنرانی شود.
آگاه باشیم که بخش عمده‌ای از وظیفه و مسئولیت‌ ما، رهبری همکاران است.
باید یاد بگیریم که راحت و آسوده بایستیم و صحبت کنیم.
سخنرانی را تمرین کنیم، با تمرین کمتر احساس نگرانی خواهیم کرد.
برای هر یک ازسخنرانی‌هایمان برنامه‌ای اصولی تنظیم کنیم.

 

از کارت یا فیش استفاده کنیم

برای یادداشت‌ها و اجرای سخنرانی از کارت یا فیش استفاده کنیم.
در بالای هر کارت موضوع (عنوان) را بنویسیم و در زیر آن مطالب مربوط به آن را درج کنیم.
کارت‌ها را شماره گذاری کنیم و به ترتیب در هنگام سخنرانی از آن‌ها استفاده نماییم.
بهتر است در سخنرانی‌ها از متن دست‌نویس استفاده نکنیم. مگر اینکه بیش از حد مضطرب باشیم. زیرا، در جمع حاضرین که تعدادشان زیاد است و سخنرانی ما جنبه رسمی دارد، به کار بردن نادرست یک کلمه ممکن است معنای مورد نظرمان را عوض کند و یا مشکلات دیگری را به بار آورد.

 

حاضرین را درباره سخنرانی آگاه کنیم

در مقدمه سخنرانی، قبل از هر چیز ارتباط موضوعی سخنرانی را با حاضرین کاملاً بیان کنیم.
برای حاضرین تعیین کنیم که سؤال‌هایشان را در بین سخنان ما و یا در پایان سخنرانی مطرح کنند.

 

صدای بلند را فراموش نکنیم

همیشه با صدای بلند صحبت‌هایمان را تمرین و اجرا کنیم.
حتی در سخنرانی‌های نه چندان رسمی در حضور همکاران و به مناسبت‌های خاص با صدای رسا صحبت کنیم.
توجه داشته باشیم که هر چه شغل ما به مراتب بالاتر توسعه یابد، چند کلمه صحبت کردن از وظایف معمولی ما خواهد شد.

 

کوتاه سخنرانی کنیم

نگذاریم سخنرانی ما طولانی شود.
هنگامی که سخنرانی ما یکی از چند سخنرانی است که در یک اجلاس یا کنفرانس انجام می شود، کوتاه بودن سخنرانی ضروری‌تر خواهد شد.

 

از وسایل سمعی بصری استفاده کنیم

برای جذاب کردن سخنرانی می‌توانیم از وسایل سمعی بصری استفاده کنیم.
هنگامی که افراد حاضر در جلسه با معیارهای بالا خو گرفته‌اند، هر چیزی پایین‌تر از معیارهای آن‌ها باشد، از ارزش سخنرانی ما کم می کند. پس کیفیت موارد سمعی بصری را فراموش نکنیم.
از عکس و تصاویر برای درک بهتر مطالب استفاده کنیم.
از نوشته‌های بزرگ و رنگی برای علاقه‌مند کردن حاضرین استفاده نماییم.
در هنگام استفاده از مواد بصری، ارتباط با مخاطبان توسط چشمانمان را حفظ کنیم.
برای استفاده از وسایل سمعی بصری (مانند پروژکتور اسلاید، اورهد و …) از اپراتور ماهر کمک بگیریم.

 

بدن خود را کنترل کنیم

برای خواندن مطالب، روی یادداشت‌ها خم نشویم. زیرا، هم صدایمان پایین می‌رود و هم تنفس خود را محدود می‌کنیم.
خیلی از سخنرانان در هنگام سخنرانی نمی‌دانند با دست‌هایشان چکار کنند. دست‌ها را توی جیب‌هایمان نگذاریم و دست به سینه نایستیم.
کناره‌های تریبون بهترین راه‌حل است. به راحتی دو دست خود را به لبه‌های تریبون بگیریم. وقتی اعتماد به نفسمان بیشتر شد، به تدریج به طور طبیعی از حرکات دست و سر می توان استفاده کرد.

 

با نگاه کردن ارتباط برقرار کنیم

سعی کنیم با نگاه کردن به حاضرین با آن‌ها ارتباط برقرار کنیم.
مراقب باشیم تنها به آن کسی که علاقه بیشتری به حرف‌های ما نشان می‌دهد، چشم ندوزیم.
طبق یک الگوی ثابت و معین، حاضرین را نفر به نفر نگاه نکنیم.

 

به ظاهرمان اهمیت دهیم

به ظاهر خود توجه کافی کنیم.
اگر ظاهرمان آراسته باشد، بیشتر احساس اطمینان خواهیم کرد و حاضران را هم تحت تأثیر قرار خواهیم داد.

 

اصول پایان دادن به سخنرانی را به کار گیریم

سخنرانی خود را با یک پایان معنی‌دار به اتمام برسانیم.
از حاضرین برای توجهی که نشان دادند، تشکر کنیم.
آن‌قدر سخنرانی را طولانی نکنیم که حرفی برای گفتن و پایان دادن به آن نداشته باشیم، کلام آخر و تأثیر آن در ذهن حاضرین ماندگار خواهد بود.

 

فقط به موضوع اهمیت ندهیم

اهمیت ارائه سخنرانی کمتر از موضوع سخنرانی نیست.
بسیارند افرادی که دانش و اطلاعات غنی دارند. اما فن سخنرانی را نمی‌دانند و تأثیری قابل توجه به جا نمی‌گذارند.
سخنرانان قوی و نیرومند، مطالب پیش‌ افتاده را به گونه‌ای ارائه می‌کنند که در شنوندگان تأثیر عمیقی به جای می‌گذارند.

 

راهکارهای تقویت و توسعه مهارت های ارتباطی رو در رو در مدیران (قسمت اول)

راهکارهای تقویت و توسعه مهارت های ارتباط رو در رو در مدیران (قسمت سوم)

ارسال یک پاسخ

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.