راهکارهای تقویت و توسعه مهارت های ارتباطی رو در رو در مدیران (قسمت اول)

فیبز، نشریه آنلاین مدیریت کسب وکار

راهکارهای تقویت و توسعه مهارت های ارتباطی رو در رو در مدیران
0 7,051

همه ما در محیط کارمان از فرصت‌های یکسانی برخورداریم. اما تنها کسانی مسیر ترقی را به سرعت طی خواهند کرد که به « مهارت های ارتباطی » مجهز باشند. چنین افرادی، قدرت بیان خوبی دارند؛ خود را به درستی مطرح می‌کنند؛ در شرایط مختلف و با افراد مافوق، همتراز و زیردستی ارتباطی مناسب و مؤثر برقرار می‌کنند. بعضی از کارکنان آن قدر مهارت های ارتباطی را خوب می‌دانند و به شیوه‌ای مؤثر به کار می‌گیرند که شخصیتشان همانند یک آهن‌ربا همه را به خود جذب می‌کند.

هر یک از ما به عنوان فردی که سرپرستی کارکنان یک سازمان را برعهده داریم، هر روزه با کارمندان، ارباب رجوع، مسئولان مافوق،‌ همکاران و مردم عادی در زمینه فعالیت‌های سازمانی تماس داریم و به گفت و گو می‌نشینیم. گفت و گو یک رویکرد ارتباطی مستقیم و رودررو می‌باشد که می‌‌بایست منطبق با قواعد آن اجرا شود. تنها در این صورت است که گفت و گوهای ما در پیشبرد فعالیت‌ها و تحقق هدف‌های سازمانی مؤثر خواهد بود.

چگونه مذاکره کنیم

گفت و گو به منزله یک رویکرد ارتباطی باید دارای هدف روشن و مشخص و برنامه ای از پیش تعیین شده بوده و نتایج آن نیز قابل پیش‌بینی باشد. بنابراین، ما به عنوان یک مدیر که کارمندان را در چارچوب یک سازمان رسمی و منظم سرپرستی می‌کنیم، برای گفت و گوها و صحبت‌های هر روزه با کارکنان، باید قبل از هر چیز، موضوعی هدفمند را در جهت برقراری ارتباط مؤثر و سازنده برای پیشبرد امور سازمان مطرح نماییم. در آغاز صحبت کردن با هر یک از کارکنان،می بایست در یکی دو جمله مقصود نهایی خود را بیان کنیم.

مذاکره دارای مزیت های فراوانی است. اما سه مزیت اصلی آن به شرح زیر است:

 

۱- مطابق برنامه، گفت و گو را هدایت می‌کنیم. این امر موجب می‌شود:
رشته کلام را از دست ندهیم.
به مسائل متفرقه نپردازیم.
از اتلاف وقت جلوگیری کنیم.
از ایجاد تنش در محیط کار پیشگیری نماییم.

۲- گفت و گو را با استدلال پیش ببریم، یعنی خواهیم توانست:
برای پذیرش موضوع توسط طرف مقابل، استدلال کافی داشته باشیم.
مطالب را سازماندهی شده و به گونه‌ای مرتب و مناسب انتقال دهیم.
در این صورت، فرد مقابل، در برابرمان جبهه‌ گیری نمی‌کند.

۳- در گفت و گو، انتظارات کارمند (طرف مقابل) را مدنظر داشته باشیم.
این امر باعث می شود علاقه‌مندی او برای ادامه گفت و گو بیشتر ‌شود و منجر به برقراری ارتباط مؤثر می شود.
هرگز به صورت دستوری صحبت نکنید! برخی از مدیران هنگامی که با افراد به منظور تقاضای انجام کاری گفت‌وگو می‌کنند، دارای لحن خشک و آمرانه هستند. آنان با این لحن، خود را با مخاطرات زیادی مواجه می‌سازند. این درحالی است که در فرایند ارتباطات، روش ارتباط آمرانه و یک طرفه جایی ندارد زیرا به هدف هم نزدیک نمی‌شود.

در گفت‌وگوها باید به یاد داشته باشیم که فرد مقابل هم به اندازه ما حق انتخاب دارد. هنگامی که چیزی را تقاضا می‌کنیم، رفتارمان باید براساس احترام متقابل شکل بگیرد، بحث و تبادل نظر کنیم و در نتیجه امکان همکاری و سازش را فراهم کنیم. برای این کار می‌توان از مهارت های ارتباطی استفاده کرد. مهم‌ترین آن‌ها درخواست یا تقاضای مستقیم و غیرمستقیم می‌باشد.

درخواست غیرمستقیم

بهترین روش تقاضای انجام کار است.
تقاضای غیرمستقیم تاثیرگذار است و از تذکر، تهدید، فرمان و شکایت به مراتب مؤثرتر است، بدون این که فرد مقابل مقصر شمرده شود یا مقاومت وی برانگیخته شود، احتمال برآورده شدن درخواست افزایش می‌یابد.

درخواست مستقیم

درخواست مستقیم را به دلیل حساس بودن آن که به آسانی آمرانه خواهد شد، باید در سه مرحله به اجرا گذاشت:
بدون مقصر شمردن فرد مقابل و بدون به کار بردن کلمات و عبارات تحریک‌آمیز، باید موضوع را صریح و روشن مطرح کنیم.
گفت و گو یا درخواست را با کلمه «من» آغاز کنیم و احساساتمان را بگوییم.
به اهمیت موضوع اشاره کنیم.

گفت و گوی انگیزشی

چارجوب گفت و گو را طوری انتخاب و تنظیم کنیم تا برای کارمند مقابل، جالب و جذاب باشد، در این صورت، وی تشویق به شنیدن صحبت‌های ما خواهد شد. هنگامی که برنامه‌ای برای گفت و گوهایمان تنظیم می‌کنیم، باید تقویت انگیزه در کارکنان را برای تسهیل و پیشبرد هدف‌های سازمان مورد توجه قرار دهیم. در واقع، گفت و گو هنگامی یک رویکرد ارتباطی مؤثر به حساب می‌آید که دارای نقش انگیزشی باشد.

به خاطر داشته باشیم:
گفت و گو باید در فرد مقابل میل و رغبت ایجاد کند.
او را به فعالیت برای تحقق هدف‌های سازمان تشویق نماید.
وی احساس کند که صحبت‌های ما، حاوی اطلاعات و پیشنهادات مفید است.

 

 

راهکارهای تقویت و توسعه مهارت های ارتباطی رو در رو در مدیران (قسمت دوم)

راهکارهای تقویت و توسعه مهارت های ارتباط رو در رو در مدیران (قسمت سوم)

 

ارسال یک پاسخ

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.